ISO 9001 Baş Denetçi Kontrol Listesi

ISO 9001 Baş Denetçi Kontrol Listesi: Kalite Yönetim Sisteminizi Mükemmelleştirin

ISO 9001, dünya genelinde en yaygın olarak kabul gören kalite yönetim sistemi standardıdır. İşletmeler, bu standart sayesinde süreçlerini düzenler, müşteri memnuniyetini artırır ve sürekli iyileştirme için bir çerçeve oluşturur. Ancak, bu standart kapsamında sertifika almak ve bu sertifikayı sürdürebilmek için düzenli denetimlerden geçmek gereklidir.

Mehmet Erdem TOKUŞ: ISO 9001 Baş Denetçi Kontrol Listesi

İşte bu noktada ISO 9001 Baş Denetçileri devreye girer. Bu denetçiler, işletmelerin kalite yönetim sistemlerini (KYS) değerlendirir, olası uygunsuzlukları tespit eder ve işletmenin ISO 9001 standardına uyumunu denetler.

Bu makale ilginizi çekebilir; Kimler Baş Denetçi Olmamalı?

Bu yazıda, ISO 9001 Baş Denetçi Kontrol Listesi ile ilgili kapsamlı bir rehber sunacağız. Ayrıca, uygunsuzlukların majör ve minör olarak nasıl sınıflandırıldığını ve bu denetimlerin işletmenize nasıl fayda sağlayabileceğini de ele alacağız. Kalite yönetim sisteminizin etkinliğini artırmak için bu listeyi kullanabilir ve denetimlerinizi başarıyla geçebilirsiniz.

ISO 9001 Baş Denetçi Kontrol Listesi

ISO 9001 baş denetimlerinde kullanılan kontrol listesi, işletmenin kalite yönetim sisteminin her yönünü kapsamlı bir şekilde değerlendirmek için hazırlanmıştır. Aşağıda, bu listeyi oluşturan 100 soruyu bulacaksınız.

Bu makale de ilginizi çekebilir: Kalite Mühendisi Ne İş Yapar?

Bu sorular, denetim sürecinde denetçilerin odaklanması gereken kritik alanları kapsar.

1. Genel Gereksinimler

1. Kalite yönetim sistemi dokümante edilmiş mi?

2. KYS organizasyonun ihtiyaçlarına uygun olarak oluşturulmuş mu?

3. Kalite yönetim sistemi kapsamında tüm süreçler tanımlanmış mı?

4. KYS’nin uygulandığı süreçler düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?

5. Süreçlerin etkinliği ve verimliliği izleniyor mu?

6. Kalite politikası belirlenmiş ve uygun mu?

7. Kalite politikası tüm çalışanlara iletilmiş mi?

8. Kalite hedefleri belirlenmiş ve dokümante edilmiş mi?

9. Kalite hedefleri ölçülebilir mi?

10. Kalite hedefleri düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?

2. Liderlik

1. Üst yönetim, KYS’nin önemini çalışanlara yeterince aktarıyor mu?

2. Kalite politikası üst yönetim tarafından destekleniyor mu?

3. Üst yönetim, KYS’nin performansını düzenli olarak gözden geçiriyor mu?

4. Kalite hedeflerinin başarısı için liderlik sağlanıyor mu?

5. Üst yönetim, KYS ile ilgili kaynakları sağlıyor mu?

6. Kalite yönetimi sorumlulukları açıkça tanımlanmış mı?

7. Tüm çalışanların kalite yönetimi sorumlulukları anlaşıldı mı?

8. Üst yönetim, müşteri odaklılık ilkesini destekliyor mu?

9. İç ve dış denetimlerde üst yönetim aktif olarak yer alıyor mu?

10. Üst yönetim, sürekli iyileştirmeyi teşvik ediyor mu?

3. Planlama

1. Kalite hedefleri ve planları organizasyonun stratejisi ile uyumlu mu?

2. Riskler ve fırsatlar değerlendirilmiş mi?

3. Risk yönetimi süreçleri tanımlanmış mı?

4. Risklerin azaltılması için gerekli önlemler alınmış mı?

5. KYS’nin performansı için belirlenen kriterler tanımlanmış mı?

6. Değişiklikler planlanmış ve yönetilmiş mi?

7. Kalite hedeflerine ulaşmak için belirlenen planlar uygulanıyor mu?

8. Planlar düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?

9. Planlamada müşteri gereksinimleri dikkate alınıyor mu?

10. Yasal ve düzenleyici gereksinimler planlamaya dahil edilmiş mi?

Bu makale de ilginizi çekecektir: Baş Denetçilik Eğitimleri: Kapsamlı Rehber

4. Destek

1. KYS’nin uygulanması için yeterli kaynaklar sağlanmış mı?

2. Tüm çalışanlar kalite politikası hakkında bilgilendirilmiş mi?

3. Personelin yeterliliği değerlendirilmiş mi?

4. Eğitim ve gelişim ihtiyaçları belirlenmiş mi?

5. Eğitim planları uygulanmış ve dokümante edilmiş mi?

6. KYS için gerekli olan bilgi yönetimi sistemleri mevcut mu?

7. İç iletişim süreçleri etkin mi?

8. Dokümanların kontrolü ve dağıtımı etkin mi?

9. Kayıtların güvenliği sağlanıyor mu?

10. Çalışanlar KYS ile ilgili bilgilere kolayca erişebiliyor mu?

5. Operasyon

1. Müşteri gereksinimleri belirlenmiş ve dokümante edilmiş mi?

2. Müşteri ile yapılan sözleşmeler ve taahhütler yerine getiriliyor mu?

3. Operasyonel planlama ve kontrol süreçleri dokümante edilmiş mi?

4. Ürün/hizmet tasarım süreçleri tanımlanmış mı?

5. Tasarım girdileri ve çıktıları dokümante edilmiş mi?

6. Üretim ve hizmet sunumu kontrol altında mı?

7. Üretim süreçleri için kalite kontrol noktaları belirlenmiş mi?

8. Tedarikçi performansı düzenli olarak değerlendiriliyor mu?

9. Satın alınan malzemelerin kalite kontrolü yapılıyor mu?

10. Ürünlerin izlenebilirliği sağlanıyor mu?

11. Ürünlerin teslimat öncesi kontrol ve testleri yapılmış mı?

12. Müşteri varlıkları korunuyor mu?

13. Hatalı ürünler tanımlanmış ve yönetiliyor mu?

14. Ürün/hizmet değişiklikleri uygun şekilde yönetiliyor mu?

15. Acil durum planları mevcut ve uygulanabilir mi?

16. Operasyonel süreçlerdeki değişiklikler dokümante ediliyor mu?

17. Operasyonel süreçlerdeki hatalar analiz ediliyor mu?

18. Süreç iyileştirme faaliyetleri düzenli olarak gerçekleştiriliyor mu?

19. Ürünlerin/hizmetlerin sevkiyat öncesi nihai kontrolleri yapılmış mı?

20. Ürün/hizmet teslimat süresi müşteri beklentilerine uygun mu?

6. Performans Değerlendirme

1. Müşteri memnuniyeti düzenli olarak ölçülüyor mu?

2. İç denetimler planlanmış ve uygulanmış mı?

3. İç denetim sonuçları dokümante edilmiş mi?

4. İç denetim sonuçları üst yönetim tarafından gözden geçiriliyor mu?

5. KYS’nin performansı düzenli olarak izleniyor mu?

6. KYS’nin performansı için belirlenen göstergeler izleniyor mu?

7. Yönetim gözden geçirme toplantıları düzenli olarak yapılıyor mu?

8. Yönetim gözden geçirme toplantılarında alınan kararlar uygulanıyor mu?

9. Müşteri şikayetleri etkili bir şekilde yönetiliyor mu?

10. Müşteri şikayetleri analiz edilerek iyileştirme fırsatları belirleniyor mu?

11. Performans değerlendirmeleri için kullanılan araçlar uygun mu?

12. KYS’nin etkinliği düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?

13. Sürekli iyileştirme faaliyetleri gerçekleştiriliyor mu?

14. İç denetim raporları üst yönetimle paylaşılıyor mu?

15. Yönetim gözden geçirmesi sonuçları uygun aksiyonlarla destekleniyor mu?

7. İyileştirme

1. Sürekli iyileştirme faaliyetleri planlı bir şekilde yürütülüyor mu?

2. Düzeltici faaliyetler tanımlanmış ve uygulanmış mı?

3. Düzeltici faaliyetlerin etkinliği izleniyor mu?

4. Uygunsuzluklar etkili bir şekilde yönetiliyor mu?

5. Uygunsuzlukların temel nedenleri analiz ediliyor mu?

6. Düzeltici faaliyetler için yeterli kaynaklar sağlanıyor mu?

7. Süreçlerdeki iyileştirme fırsatları düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?

8. Süreç iyileştirmeleri KYS’ye entegre ediliyor mu?

9. Çalışanlar sürekli iyileştirme süreçlerine katılıyor mu?

10. Müşteri geri bildirimleri iyileştirme süreçlerine dahil ediliyor mu?

11. İyileştirme faaliyetlerinin sonuçları ölçülüyor mu?

12. İyileştirme faaliyetleri dokümante ediliyor mu?

13. Yönetim iyileştirme sonuçlarını düzenli olarak gözden geçiriyor mu?

14. İyileştirme projeleri için gerekli eğitimler sağlanıyor mu?

15. Sürekli iyileştirme kültürü organizasyon genelinde destekleniyor mu?

8. Ek Gereksinimler

1. KYS’nin belgelendirilmesi için gerekli tüm dokümanlar mevcut mu?

2. Yasal ve düzenleyici gereksinimlere uygunluk sağlanıyor mu?

3. Çevre yönetimi ve iş sağlığı güvenliği gibi diğer yönetim sistemleri ile entegrasyon sağlanmış mı?

4. Tedarik zinciri yönetimi süreçleri KYS’ye entegre edilmiş mi?

5. Tedarikçilerin kalite yönetim sistemleri denetleniyor mu?

6. Eğitim ve yetkinlikler düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?

7. Çalışanların KYS’ye katkıları düzenli olarak değerlendiriliyor mu?

8. KYS ile ilgili yenilikçi teknolojiler araştırılıyor ve uygulanıyor mu?

9. Çevresel ve toplumsal etkiler KYS kapsamında değerlendiriliyor mu?

10. KYS’nin sürdürülebilirliği için sürekli kaynak tahsisi yapılıyor mu?

Majör ve Minör Uygunsuzlukların Sınıflandırılması

ISO 9001 denetimlerinde uygunsuzluklar majör ve minör olarak iki kategoriye ayrılır:

• Majör Uygunsuzluklar: Kalite yönetim sistemi gerekliliklerinden biri veya birden fazlasının tamamen yerine getirilmemesi durumunda ortaya çıkar. Bu, müşteri memnuniyetini, ürün veya hizmet kalitesini doğrudan etkileyebilir ve kalite yönetim sisteminin bütünlüğünü bozabilir.

• Minör Uygunsuzluklar: KYS'nin gerekliliklerine kısmen uyulmaması durumudur. Bu uygunsuzluklar, genellikle sistemin genel performansını veya müşteri memnuniyetini doğrudan tehdit etmez, ancak zaman içinde birikerek majör uygunsuzluklara dönüşebilir.

Majör Uygunsuzluklar:

1. Kalite yönetim sistemi dokümante edilmemişse veya eksikse.

2. Kalite politikası belirlenmemiş veya uygun değilse.

3. Kalite hedefleri belirlenmemişse veya ölçülemez durumdaysa.

4. Liderlik ve yönetim desteği eksikse, özellikle üst yönetim KYS'yi desteklemiyorsa.

5. Riskler ve fırsatlar değerlendirilmemişse veya bunlarla ilgili hiçbir faaliyet yürütülmüyorsa.

6. Kaynaklar sağlanmamışsa veya KYS'nin etkin çalışması için gerekli yetkinlikler sağlanmamışsa.

7. Kritik süreçler tanımlanmamış ve bu süreçler kontrol edilmemişse.

8. Müşteri gereksinimleri belirlenmemişse veya bu gereksinimler dikkate alınmıyorsa.

9. Kalite denetimleri yapılmıyorsa veya iç denetim süreci tamamen ihmal ediliyorsa.

10. Düzeltici faaliyetler uygulanmıyorsa veya majör uygunsuzluklar sürekli tekrarlanıyorsa.

Minör Uygunsuzluklar:

1. Kalite yönetim sistemi dokümantasyonunda küçük hatalar veya eksiklikler varsa.

2. Kalite politikası ve hedeflerinin güncellenmemesi durumları.

3. Kalite hedeflerinin tam olarak izlenmemesi veya gözden geçirilmemesi.

4. KYS’ye uygun olmayan belgelerin yanlışlıkla kullanılması veya dağıtımı.

5. Risk yönetimi süreçlerinde küçük ihmal veya eksiklikler varsa.

6. Personelin yeterliliği konusunda bazı eksiklikler varsa ancak bu durum sistemin bütünlüğünü tehdit etmiyorsa.

7. Eğitim ihtiyaçlarının tam belirlenmemesi veya bazı çalışanların eksik eğitim almış olması.

8. Proses kontrol noktalarının belgelerde tam olarak yansıtılmaması.

9. Müşteri şikayetlerinin uygun şekilde belgelenmemesi veya tam analiz edilmemesi.

10. İç denetim raporlarında küçük eksiklikler veya raporlamada tutarsızlıklar olması.

Her iki tür uygunsuzluk da düzeltilmelidir, ancak majör uygunsuzluklar derhal ele alınmalıdır, çünkü bu uygunsuzluklar, sistemin etkinliğini ve sertifikasyonun devamını tehlikeye atabilir. Minör uygunsuzluklar ise izlenmeli ve birikerek majör uygunsuzluklara dönüşmelerini önlemek için iyileştirilmelidir.

Sonuç

ISO 9001 Baş Denetçi Kontrol Listesi, işletmenizin kalite yönetim sistemini derinlemesine değerlendirmek ve olası sorunları önceden tespit etmek için hayati bir araçtır. Bu kontrol listesi ve uygunsuzluk sınıflandırmaları, işletmenizin ISO 9001 standardına tam uyumlu olmasını sağlamak için yol gösterici olacaktır. Kalite yönetimi, yalnızca uyum sağlamakla kalmaz, aynı zamanda işletmenizin genel performansını ve müşteri memnuniyetini artırmak için bir kaldıraç görevi görür.

Kalite yönetim sistemleri ve denetim süreçleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için Yeni Mesleğim Online eğitim platformuna göz atabilir ve Mehmet Erdem TOKUŞ’un kaleme aldığı yazılardan faydalanabilirsiniz.